Kerja manual jarang muncul dalam mana-mana penyata kewangan. Ia tersembunyi dalam gaji yang anda sudah bayar, jadi ia terasa percuma.
Ia bukan. Artikel ini menunjukkan cara mengira angka sebenar untuk bisnes anda sendiri — bukan purata industri, kerana purata itu tidak bermakna apa-apa untuk kes anda.
Kenapa kami tidak beri anda satu nombor
Anda akan jumpa banyak artikel yang mendakwa bisnes kecil membazir sekian-sekian jam seminggu. Angka itu biasanya tidak boleh dijejaki ke sumber yang boleh disahkan, dan ia berbeza terlalu banyak antara industri untuk berguna.
Angka anda sendiri jauh lebih berguna, dan ia mengambil masa kurang seminggu untuk dikumpul.
Langkah 1 — Kumpul data selama lima hari
Minta setiap orang dalam pasukan mencatat, secara ringkas, setiap kali mereka melakukan salah satu daripada ini:
- Menyalin maklumat dari satu sistem ke sistem lain
- Menaip semula sesuatu yang pelanggan sudah tulis
- Mencari maklumat yang sepatutnya ada di satu tempat
- Menghantar mesej yang hampir sama seperti semalam
- Menyusun laporan dengan menyalin nombor
Catat tugas dan anggaran minit. Tidak perlu tepat. Lima hari sudah cukup untuk menunjukkan corak.
Langkah 2 — Kira kos jam sebenar
Ramai orang menggunakan gaji sahaja. Itu memandang rendah kos sebenar.
Kos jam sebenar = (gaji tahunan + KWSP + PERKESO + faedah lain) dibahagi dengan jumlah jam bekerja setahun.
Angka itu biasanya jauh lebih tinggi daripada yang orang jangka. Gunakan angka itu, bukan gaji kasar.
Langkah 3 — Darab
Jumlah minit seminggu, didarab 52, dibahagi 60, didarab kos jam sebenar.
Itu kos tahunan kerja manual anda — dan itu baru bahagian yang boleh dilihat.
Langkah 4 — Tambah kos yang tersembunyi
Angka di atas hanya mengira masa. Tiga kos lagi jarang dikira:
Kos peluang
Jam yang sama boleh digunakan untuk menghubungi prospek atau melayan pelanggan sedia ada. Berapa nilai satu jam jualan kepada anda? Itu kos sebenar setiap jam menyalin data.
Kos kesilapan
Kerja manual berulang menghasilkan kesilapan. Alamat salah taip, pesanan terlepas, nombor tersilap dalam laporan. Anggarkan berapa kerap ini berlaku dan berapa kos membaikinya.
Kos peluang terlepas
Ini biasanya yang terbesar, dan yang paling tidak kelihatan. Lead yang tidak dibalas kerana seseorang sibuk menyalin data ke spreadsheet tidak muncul di mana-mana laporan. Ia hanya tidak berlaku.
Langkah 5 — Bandingkan dengan kos membaiki
Sekarang anda ada angka untuk dibandingkan. Kalau kerja manual menelan kos yang jelas melebihi kos membina automasi, keputusan itu mudah.
Kalau tidak — dan ini berlaku — maka jawapan jujurnya ialah biarkan sahaja buat masa ini. Bukan setiap kerja manual patut diautomasikan. Sesetengahnya lebih murah dibiarkan.
Perkara yang selalu mengejutkan pemilik bisnes
Dua corak muncul hampir setiap kali seseorang menjalankan latihan ini:
- Kerja yang paling menyakitkan bukan yang paling mahal. Tugas bulanan yang semua orang benci selalunya menelan kos kurang daripada tugas dua minit yang berlaku lima puluh kali sehari tanpa disedari.
- Kos terbesar bukan masa. Ia peluang yang terlepas semasa masa itu digunakan.
Langkah seterusnya
Jalankan latihan lima hari itu sebelum bercakap dengan sesiapa tentang automasi, termasuk kami. Anda akan masuk ke perbualan dengan nombor, bukan perasaan — dan itu mengubah keputusan yang anda buat.
Selepas anda ada senarai, gunakan empat ujian ini untuk memilih yang mana dahulu, atau ceritakan kepada kami apa yang anda jumpa.